Чи існує безкоштовна CRM? Як я б почав працювати в Planfix без оплати

У кейсі про старт за три дні я згадував безплатний тариф Planfix як один з інструментів запуску. Сьогодні хочу зупинитися на ньому детальніше.

Бо відповідь на питання «чи існує безкоштовна CRM» така: так, і в ній реально можна працювати. Не демонструвати, а працювати. Якщо ви починаючий підприємець, стартап або самі продаєте свої послуги, цього тарифу вам вистачить із запасом.

Я не буду переписувати таблицю тарифів. Покажу, як би сам почав у ній працювати: з чого, що куди клав би і де порівняв би з Excel та блокнотом, до яких ви звикли.

Починаємо з п'яти людей

На безплатному тарифі можна додати до п'яти користувачів. Для старту це щедро. Власник, менеджер із продажів, виконавець, бухгалтер і ще одна людина, яка допомагає.

Якщо ви працюєте один, ще краще: система не буде вам тісною, а команда додасться, коли виросте.

Клієнт — це картка, а не рядок в Excel

Перше, що я б зробив, — завів клієнтів.

У Excel клієнт — це рядок: ім'я, телефон, пошта. Коли треба згадати, про що ви говорили минулого місяця, ви шукаєте в Telegram, у блокноті, у телефоні. Там, де вписали «передзвонити в п'ятницю», рядок вже нічого не пам'ятає.

У Planfix клієнт — це картка. Є стандартні поля: назва або ПІБ, телефон, e-mail, адреса, контактна особа. Є поле «Додаткова інформація». Саме туди я б записував усе, що не вміщається в поля: «працює через ФОП, любить дзвінки до обіду, торік замовляв доставку».

Безкоштовно можна зберігати до 1000 контактів. Для початківця це дуже багато. Якщо у вас 30 нових клієнтів на місяць, ви дійдете до ліміту трохи менше ніж за три роки.

Ще є три власні поля для контакту. Я б не поспішав їх створювати. Спочатку попрацюйте тиждень і зрозумійте, за чим ви хочете фільтрувати клієнтів. Мені зазвичай вистачає «Джерело звернення» і «Місто».

По клієнту створюємо угоди

Клієнт один, а угод у нього може бути кілька. Сьогодні він купив консультацію, а через пів року замовить налаштування. Якщо все це записувати в один рядок таблиці, історія перетвориться на кашу.

Тому я створюю окрему угоду на кожну реальну покупку. Безкоштовно їх можна мати до 500 активних. Для початку це стільки, що ви не доберетеся.

Що є в угоді «з коробки»:

• Назва. Я називаю так, щоб знайти за місяць: «ТОВ "Весна" — сайт для магазину», а не «Новий клієнт».
• Улюблене й мітки. Позначаю гарячі угоди, щоб вони були на виду.
• Строк. Коли я обіцяв результат.
• Виконавець і учасники. Виконавець відповідає за результат, учасники допомагають.
• Статус. Нова, в роботі, виконана, завершена, відкладена. Для старту цього достатньо. Нічого не вигадуйте.
• Підзадачі. Якщо угода складається з кількох кроків, розбиваю на підзадачі.
• Чекліст. Для типових речей: бриф, пропозиція, передоплата, матеріали.
• Нагадування. Це вже не папірець на моніторі. Система сама нагадає, що сьогодні треба зателефонувати.

Порівняйте з блокнотом: там усе це теж можна записати, але блокнот ніколи не скаже вам «ви забули». А Planfix скаже.

Коментарі: найдієвіший інструмент у CRM

Якщо з усього цього залишити одну річ, я залишив би коментарі.

У кожній угоді є стрічка коментарів. Це як чат, але прив'язаний до конкретної угоди, а не до людини в месенджері. Після дзвінка я пишу два речення: про що домовились і що буде далі. Так само записую, коли надіслав бриф і коли клієнт відповів.

Кожен коментар зберігає дату, час і автора. До нього можна додати файл: бриф, договір, макет. У цій самій стрічці лежать нагадування й аналітики, які ми додали до угоди. Тобто вся історія угоди зібрана в одному місці.

У картці клієнта теж є своя стрічка коментарів. Тому через пів року, коли клієнт напише знову, ви відкриваєте картку й за хвилину розумієте, що було раніше. Не треба гортати Telegram і питати колегу: «а що ми йому обіцяли?»

Для Excel і блокнота це недосяжно. Там є тільки остання версія рядка. А тут є історія: хто, коли й що сказав. Коли в команді з'являється другий менеджер, саме стрічка коментарів дозволяє підхопити клієнта без втрат.

Моє правило: якщо ви поговорили з клієнтом і не залишили коментар, цієї розмови для системи не було.

Усі угоди разом: список і дошка

Коли угод стає більше п'яти, виникає питання: де вони всі і що з ними зараз?

Є два способи подивитися.

Список. У розділі «Завдання» угоди йдуть таблицею: назва, строк, постановник, виконавець. Це схоже на Excel, тільки кожен рядок відкривається в повну картку. Для щоденної роботи зручно сортувати за строком.

Дошка (канбан). У планувальнику угоди розкладені колонками за статусами: нові, в роботі, виконані, завершені. Угоду перетягуєте з колонки в колонку, і статус змінюється. Власник бачить усю воронку одним поглядом: де застрягли угоди і скільки їх на кожному етапі.

Я б почав з дошки. Вона відповідає на питання, яке власник ставить найчастіше: «що в нас зараз у роботі?»

Безкоштовно доступні п'ять планувальників. Мені вистачає трьох: «Мої завдання на сьогодні», «Прострочені угоди» і «Воронка за статусами».

Три власні поля: на що їх витратити

Тепер важливий момент. У вас є лише три власні поля для угод. Це не обмеження, це підказка: не городіть те, що не потрібно.

Я б використав так:

1. Сума угоди. Без цього CRM не відрізняється від списку контактів.
2. Наступний крок. Короткий текст: «дзвінок у середу», «чекаємо договір».
3. Третє поле під ваш бізнес. Джерело заявки, тип послуги або дата очікуваної оплати. Один рахує, звідки приходять клієнти, інший — скільки замовлень у кожній категорії.

Усе, що можна записати в опис угоди, у поле не виносьте. Поле потрібне тільки там, де значення треба фільтрувати або підраховувати.

Сума угоди, яка рахує сама: аналітики

Тут я б зупинився докладніше, бо це найкорисніша річ у безкоштовному тарифі.

Просте поле «Сума» вмістить одну цифру. А що, коли в угоді три позиції: консультація, налаштування і два місяці підтримки? В Excel ви б завели окрему вкладку й формулу. У Planfix для цього є аналітика.

Аналітика — це таблиця всередині угоди. Менеджер відкриває угоду й додає рядки: що продали, скільки, за якою ціною. Система сама рахує суму.

Працює це так:

1. Створюємо довідник товарів і послуг. Це список назв, з яких ви обираєте. Він потрібен, щоб одну й ту саму послугу не записували як «налаштування», «настройка» і «сетап».
2. Створюємо аналітику «Товари й послуги» з полями: товар, кількість, ціна, сума.
3. В угоді натискаємо «Додати аналітику», обираємо «Товари й послуги» і додаємо рядки. Товар беремо з довідника, кількість, ціну й суму вписуємо.
4. Додали зайве чи помилилися? Видаляємо рядок. Підсумок внизу таблиці перераховується сам.
5. Підсумок по колонці «Сума» бачимо під таблицею. Його ж можна вивести у власне поле угоди, щоб бачити суму в списку угод.

Так само можна зробити другу аналітику для витрат: стаття витрат, сума, дата. Тоді в кожній угоді видно, скільки ви заробили й скільки витратили. Не всім це потрібно. Якщо у вас послуга без змінних витрат, пропустіть.

Безкоштовно доступні три власні аналітики. Я б використав першу під товари, другу під витрати, а третю лишив про запас.

Заявки з Google Форм, пошти й сайту

Тепер питання, як заявки потрапляють у CRM, щоб ви не переносили їх руками.

Google Форми. Для малого бізнесу це класика: форма на консультацію, бриф, замовлення, реєстрація на захід. Відповіді падають у Google Таблицю, звідти скрипт надсилає лист, а Planfix перетворює його на нову задачу. Ви нічого не переписуєте.

Пошта. У Planfix є віртуальні адреси. Лист, надісланий на таку адресу, стає завданням: тема — це назва, текст — опис, вкладення лягають у картку. Можна зробити адресу «заявки@» й направити туди все з сайту.

Вхідний вебхук. Це посилання, за яким інший сервіс передає дані в Planfix і створює задачу чи контакт. Через нього можна підключити практично будь-що: сайт, бота, іншу систему. У довідці Planfix немає застереження про обмеження за тарифом, але перед запуском перевірте це у своєму акаунті.

Я б не починав із вебхука. Спочатку налагодьте процес руками. Якщо менеджер не знає, що робити із заявкою, автоматика лише швидше створюватиме безлад.

Що ще є на безкоштовному тарифі

Тут я без детального розбору, просто щоб ви знали: проєкти (до 10), планувальники для списку й воронки (до 5), 12 звітів, мобільний застосунок, імпорт контактів, коментарі та файли, 50 виконань автоматизацій на місяць.

Мій набір для стартової компанії виходить такий: контакти, угоди зі статусами, аналітика для сум, звіт за статусами й відповідальними, форма або пошта для заявок і одне нагадування про прострочену дію.

Цього більш ніж достатньо для повноцінної роботи компанії. Не «для навчання», а справді для роботи.

Мій порядок запуску

Якби ви запитали, з чого починати, я б порадив так:

1. Заведіть клієнтів, яких ведете зараз. Не весь телефон, а тих, з ким працюєте.
2. Створіть тип «Угода» й п'ять статусів.
3. Додайте поле «Сума» й поле «Наступний крок».
4. Підключіть форму або пошту.
5. Через два тижні подивіться, чого вам не вистачає.

Не більше. Решту додасте тоді, коли захочете.

Чому такий старт правильний

Я бачив тисячі компаній, де процеси вже налагоджені, і впровадження CRM там ішло дуже важко. Працівники мали свої таблиці, свої чати, свої звички. Принести їм систему зі ста полями означало дати ще один складний інструмент.

Коли ви починаєте з малого, усе навпаки. Ви рухаєтесь від простого до складного. Розібралися з карткою клієнта й угодою. Тоді самі бачите, чого саме не вистачає: більше полів, складніша автоматизація, інша структура. І рухаєтесь уже туди, куди потрібно саме вам, а не туди, куди радить презентація.

Якщо одного дня безкоштовного тарифу стане мало, це хороша проблема. Ви вже знатимете, за що платите.

Хочете спробувати

Зареєструватися в Planfix за моїм посиланням. Безплатний тариф не потребує картки й не обмежений у часі.

Якщо хочете почати швидше й без помилок, я готовий допомогти:

• Консультація, 60 хвилин, 800 грн. Розбираємо ваш процес і вирішуємо, які картки, статуси та поля вам потрібні. Ви виходите з готовим планом.
• Налаштування стартової CRM, від 3000 грн. Я сам збираю клієнтів, угоди, статуси, аналітику й підключення форми чи пошти. Ви вже завтра працюєте.

Напишіть, розкажіть про свій процес, і ми разом зберемо мінімальну CRM, у якій ви зможете працювати.

---

Дані про безплатний тариф перевірено на сторінці тарифів Planfix 21.10.2026. Ліміти й умови можуть змінюватися.