Як зібрати першу воронку продажів у Planfix з нуля

Коли клієнт вперше відкриває Planfix і бачить порожній проєкт, найчастіше питання одне: «Де тут воронка продажів?». А її ніде немає — Planfix не дає готової воронки, як amoCRM чи Bitrix24. Її треба зібрати самому: етапи, поля, права доступу. І саме тут дуже легко зробити перший крок неправильно — накидати десять етапів «про всяк випадок» або відкрити всім усе.

За 10+ років і приблизно 300 проєктів я збирав першу воронку в Planfix, напевно, разів двісті. Розповім, як роблю це зараз, щоб одразу вийшло робочим, а не тим, що доведеться переробляти через місяць.

Крок 1. Визначте етапи угоди — і не більше семи

Перше, що потрібно зробити — не відкривати Planfix, а взяти аркуш паперу і виписати, що реально відбувається з клієнтом від першого контакту до оплати. Не «як має бути за підручником з продажів», а як воно є у вас насправді.

У більшості малих і середніх компаній виходить 4-6 етапів: новий лід, кваліфікація, комерційна пропозиція, узгодження, оплата, угода закрита. Якщо у вас вийшло дванадцять — це ознака того, що кілька етапів насправді підетапи одного, або ви змішали продаж з виконанням проєкту.

Етапи угоди в Planfix — це статуси процесу «Продаж» (або як ви його назвете). Кожен статус має бути дією, а не станом «щось думаємо». Якщо назва етапу відповідає на питання «що менеджер робить прямо зараз» — етап правильний.

Крок 2. Створіть процес і додайте поля угоди

У Planfix воронка живе всередині процесу — це шаблон завдання зі своїми статусами, полями і правами. Створюєте новий процес, назначаєте йому статуси з кроку 1, і переходите до полів.

Поля — це те, що менеджер заповнює по кожній угоді: сума, джерело ліда, контактна особа, дата очікуваної оплати. Тут головне правило — чим менше обов'язкових полів, тим частіше менеджери їх насправді заповнюють.

Я завжди раджу почати з п'яти-шести полів максимум: сума угоди, джерело, відповідальний, дата наступного контакту, коментар. Все інше можна додати пізніше, коли побачите, чого реально не вистачає в звітності.

Крок 3. Налаштуйте права доступу по ролях, а не по іменах

Тут ламається більшість самостійних спроб. Права доступу в Planfix дуже гнучкі, і це водночас перевага і пастка — можна дати доступ конкретній людині на конкретну угоду, і через рік ніхто не згадає, чому саме так.

Правильний підхід — права по ролях, а не по іменах. Менеджер з продажу бачить свої угоди і угоди своєї команди. Керівник відділу бачить усі угоди підрозділу. Бухгалтер бачить тільки суму і статус оплати, без деталей переговорів.

Це особливо важливо, якщо у команди 20-50 людей і кілька відділів — саме на цьому масштабі люди починають плутатись, хто що бачить, і хтось випадково змінює чужу угоду.

Крок 4. Додайте автоматичні дії між етапами

Коли етапи, поля і права готові, воронка вже працює — але вручну. Наступний рівень — автоматичні дії: перехід угоди на новий етап ставить задачу відповідальному, зміна статусу на «Оплачено» надсилає сповіщення в Telegram, простій угоди більше трьох днів на одному етапі підсвічує її для керівника.

Це не обов'язково робити одразу. У практиці я бачу, що краще спочатку два тижні попрацювати з простою воронкою, побачити, де реально губляться угоди, і тільки тоді додавати автоматизацію в ці конкретні місця, а не всюди підряд.

Крок 5. Перевірте воронку на реальних угодах перед запуском

Перед тим як пускати в роботу всю команду, проведіть п'ять-десять реальних угод через воронку самостійно або з одним менеджером. Це покаже, чи вистачає полів, чи логічні переходи між етапами, чи не заплутались права доступу.

Якщо на цьому етапі виявляється, що якогось поля не вистачає або етап треба розбити на два — це нормально і швидко виправляється. Гірше, коли такі проблеми виявляють вже двадцять менеджерів одночасно в перший робочий день.

Для простого проєкту на один відділ такий запуск і налаштування зазвичай укладаються в бюджет від 25 000 ₴. Якщо у вас кілька відділів і потрібна інтеграція з 1С — це вже середній проєкт, і там варто планувати від 70 000 ₴.

Коротко про головне

Перша воронка в Planfix — це не готовий шаблон, а конструктор, який треба зібрати під ваш реальний процес продажів. Почніть з 4-6 етапів, які описують дії менеджера, а не стани роздумів. Додайте мінімум обов'язкових полів і права доступу по ролях, а не по іменах. Автоматизацію додавайте після того, як побачите живі проблеми, а не наперед. І обов'язково прогоніть кілька реальних угод перед запуском на всю команду.