AUT-0144· Фінанси
Контроль заліку авансу постачальнику
Раніше сплачений аванс розподіляють між підтвердженими рахунками зі збереженням незарахованого залишку.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Команда повторно оплачує рахунок або губить частину авансу, яку ще не зарахували в оплату поставок.
02 / Результат
Аванс має перевірені заліки, залишок і рішення щодо подальшого використання або повернення.
03 / Процес
ТригерОблікова система підтвердила новий рахунок постачальника, для якого є раніше сплачений незарахований аванс.
Знайти підтверджений аванс і рахунок; перевірити постачальника, юридичну особу, валюту, рахунок обліку й закупівельну підставу.
Отримати залишок авансу та боргу з облікового джерела з урахуванням попередніх заліків.
Підготувати розподіл сум; неоднозначний вибір між авансами або несумісні дані передати фінансисту.
Після рішення застосувати залік у погодженому джерелі та звірити зменшення обох залишків; невизначений результат не повторювати автоматично.
Зберегти ID заліку й невикористаний залишок; повернення грошей або перенесення на інший рахунок проводити окремим погодженим рішенням.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Залік із перевіреним залишком авансу
Аванс становить 1000 USD, а підтверджений рахунок — 700 USD. Фінансист перевірив залік 700. Решта 300 залишилася видимою; закриття рахунку не означає повернення цього залишку.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: пов’язані документи, редакції, підтвердження зовнішнього джерела й рішення відповідального; проведення виконують у погодженій системі.
Що потрібно для реалізації
- Є авторитетне облікове джерело підтверджених авансів, рахунків і застосованих заліків.
- Погоджено ключі зв’язку, права фінансиста й порядок коригування помилкового розподілу.
Обмеження
- Залік використовує вже сплачені кошти й не створює нового банківського переказу.
- Суму заліку обмежують підтверджені залишки; невикористаний аванс не зникає при закритті рахунку.
- Картка не визначає бухгалтерські або податкові правила; обліковий результат перевіряють у погодженій системі.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібна інтеграція із заліками та залишками облікової системи?
Укажіть ID заліку, підтвердження проведення та спосіб звірити залишки.
- Чи потрібно розподіляти кілька авансів між кількома рахунками?
Погодьте порядок вибору й ручне рішення щодо неоднозначного розподілу.