AUT-0114· Фінанси

Закриття підзвітного авансу співробітника

Фактично виданий аванс звіряють із прийнятими витратами та підтвердженим поверненням невикористаних коштів.

Чернетка · Оцінка потребує перевірки

01 / Проблема

Аванс позначають закритим після подання звіту, хоча частина коштів не підтверджена витратами або поверненням.

Кожний виданий аванс має пояснений залишок і підтверджене рішення про закриття або подальше врегулювання.

ТригерНастав погоджений строк звіту за фактично виданим підзвітним авансом.

Зафіксувати співробітника, валюту, призначення та підтверджені видачі за ID авансу.
Зібрати прийняті витрати й фактичні повернення, пов’язавши кожну суму з документом і авансом.
Розрахувати неврегульований залишок; відхилені та непідтверджені витрати не зараховувати.
Передати розбіжності фінансисту й зафіксувати рішення щодо залишку або перевитрати.
Закрити аванс після підтвердження всіх складових; зберегти виправлення без повторного зарахування документа.

За виданими 500 USD прийнято витрати на 360 USD. Після підтвердження повернення 140 USD аванс закрили; подання звіту саме по собі цього не зробило.

Аванс і пов’язані записи видач, витрат та повернень PlanFix; джерела платіжних фактів перевіряють окремо.

Що потрібно для реалізації

Frappe HR підтверджує зв’язок авансу, витрат і повернення; відповідну конфігурацію PlanFix не перевірено.
Заявка на аванс не доводить видачі грошей, а запис повернення без підтвердження не закриває залишок.
Управлінська звірка не створює бухгалтерських проведень або банківських переказів.
Негативний залишок передають на рішення щодо перевитрати; його не приховують нулем.

Що потрібно уточнити (2)

Чи бувають кілька видач і часткових повернень за одним авансом?
Укажіть джерела фактів і спосіб однозначної прив’язки кожної операції.
Чи потрібно отримувати підтвердження видач і повернень з облікової системи?
Укажіть систему, ID операцій і правила виправлення вже отриманого факту.

420–840 USD14–28 год · Звірка видач, витрат і повернень