AUT-0391· Закупівлі
Звірка погоджених позицій переможців із закупівельними документами
Погоджений розподіл позицій між постачальниками звіряється з фактично створеними закупівельними документами.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Постачальників обрали, але замовлення містить неправильні позиції або одну потребу замовили двічі після часткового виконання рішення.
02 / Результат
Кожна погоджена позиція має один підтверджений закупівельний результат; невиконаний залишок і помилки залишаються відкритими.
03 / Процес
ТригерПогоджено розподіл позицій закупівельного запиту між обраними постачальниками.
Зафіксувати погоджені позиції, постачальників, редакції пропозицій та кількості; порівняння цін виконувати окремо.
Перевірити взаємовиключні альтернативи й уже виконані частини; одну потребу не дублювати в різних результатах.
Визначити належний закупівельний документ для кожної позиції та дозволений спосіб застосування рішення.
Застосувати тільки дозволений невиконаний обсяг; за невизначеної відповіді спочатку прочитати фактичні документи.
Зіставити створені рядки з погодженим рішенням за постачальником, кількістю, умовами й зв’язком із початковою потребою.
Помилкові або відсутні результати передати на погоджене виправлення; закрити рішення після звірки всіх позицій.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Погоджені позиції зі звіркою закупівельного результату
Два товари погодили різним постачальникам. Після затримки відповіді перше замовлення вже існувало, а друге не створилося. Звірка залишила першу позицію виконаною й передала лише другу на відновлення.
Спосіб реалізації
- Гіпотеза для аудиту PlanFix: операційний запис, редакція, пов’язаний зовнішній результат і рішення відповідального. Закупівельна система залишається джерелом пропозицій, журналів доступу та закупівельних документів.
Що потрібно для реалізації
- Рішення містить однозначні позиції, кількості та редакції пропозицій.
- Доступні цільові закупівельні документи та їх зв’язки з прийнятими позиціями.
Обмеження
- Погодження переможця не доводить створення правильного замовлення.
- Не обирає постачальника й не підтверджує фактичної поставки або оплати.
- Тип результату залежить від закупівельної системи; не припускаємо автоматичного створення договору.
- Повтор або скасування приймання потребує перевірки вже створених зобов’язань.
- Години попередні; повна ERP і власний оптимізатор не включені.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібна інтеграція прийнятих позицій і фактичних закупівельних документів?
Зіставте джерело рішення, постачальника й ідентифікатор цільового рядка.
- Чи потрібен контроль розподілу між кількома постачальниками та альтернативами?
Погодьте виключення подвійного замовлення й спосіб обробки частково виконаного рішення.