AUT-0251· Фінанси
Звірка взаєморозрахунків із постачальником
Періодична звірка показує різницю між даними постачальника й обліком компанії та рішення щодо кожної розбіжності.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Постачальник вимагає іншу суму боргу: одна сторона не врахувала оплату, коригування або рахунок, а фінансист бачить лише загальний залишок.
02 / Результат
Звірка має підтверджений період, зіставлені операції, пояснені розбіжності й погоджений залишок або відкритий спір.
03 / Процес
ТригерОтримано виписку взаєморозрахунків постачальника або настав погоджений строк звірки.
Зареєструвати постачальника, юридичну особу, рахунок взаєморозрахунків, валюту й дату зрізу; зберегти редакцію отриманого документа.
Визначити тип виписки: рух за період чи лише відкриті рахунки; перевірити арифметику та підготувати порівнюваний обліковий зріз компанії.
Зіставити рахунки й коригування за контрагентом та стабільними номерами; неоднозначні збіги сум передати на перевірку.
Перевірити платежі, їх розподіл і початковий залишок за відповідними доказами; позначити відсутні документи, повтори та різницю дат відображення.
Призначити відповідальних за винятки, отримати документи чи пояснення та погодити необхідні виправлення в обліковій системі.
Повторити звірку після підтверджених виправлень; зберегти підсумок і рішення сторін, залишивши спірні суми відкритими.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Періодична звірка з реєстром розбіжностей
Постачальник показав борг 12 000 USD, компанія — 9 000 USD. Звірка знайшла оплату 2 000 USD, яку постачальник ще не врахував, і його рахунок 1 000 USD, відсутній у компанії. Після перевірки документів обидві сторони підтвердили 10 000 USD. Відсутність інших оплачених рахунків у виписці лише відкритих позицій не створила зайвих розбіжностей.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: період звірки, документ постачальника, обліковий зріз, операції, винятки та рішення сторін; фінансові виправлення виконують уповноважені особи в обліковій системі.
Що потрібно для реалізації
- Доступні документ постачальника та порівнювані облікові дані компанії за однаковим зрізом.
- Визначено відповідального за фінансове погодження та право виправляти облікові записи.
- Порівнювані дані мають однакові дату зрізу й валюту.
- Є відповідальний за підтвердження та виправлення розбіжностей.
Обмеження
- Звірка не створює нову заборгованість або платіж на підставі самого підсумкового документа.
- Виписка лише відкритих рахунків не має містити всі вже оплачені документи; їх відсутність не є автоматичною помилкою.
- Збіг суми й близьких дат не підтверджує тотожність операцій без перевірки.
- Різні валюти, юридичні особи й рахунки контрагента звіряють окремо; юридичну силу акта визначає уповноважений фахівець.
- Проведення виправлень і платежів лишається в обліковій системі; готовий конектор не заявлено.
- Години попередні; відновлення первинних документів і юридичне врегулювання спорів не включені.
- Не створює автоматичну оплату або юридичне визнання боргу.
- Не зводить різні рахунки контрагента лише за однаковою назвою.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібне читання операцій та залишків з облікової системи?
Перевірте зріз, номери документів, розподіл платежів і права доступу.
- Чи потрібно розпізнавати рядки виписок із PDF або фото?
Погодьте формати, контроль арифметики й ручну перевірку неоднозначних рядків.