AUT-0301· Закупівлі
Контроль завершення договору з постачальником послуг
Завершення договору координує передання послуги, даних і майна з окремим контролем залишкових зобов’язань.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Договір позначили завершеним за датою, але дані й робочі матеріали залишились у постачальника, а новий виконавець не прийняв послугу.
02 / Результат
Договір має перевірене передання погодженого обсягу, стан доступів і явний перелік невирішених зобов’язань.
03 / Процес
ТригерУповноважений власник договору підтвердив завершення послуги або перехід до іншого виконавця з погодженої дати.
Пов’язати постачальника, конкретний договір, дату й підставу завершення; інші чинні договори цього постачальника залишити окремими.
Власник договору погоджує план виходу: послуги, дані, майно, робочі матеріали, відповідальні й критерії приймання.
Звірити відкриті роботи, рахунки, претензії та зобов’язання після завершення; дату припинення послуги не прирівнювати до нульового боргу.
Якщо послуга продовжується, погодити готовність нового виконавця або внутрішньої команди й порядок переходу без непогодженого розриву.
Отримати погоджені матеріали й майно та перевірити приймання одержувачем; надісланий архів не доводить повноти або придатності даних.
Погодити припинення або зміну доступів у межах договору після потрібного передання; спільний доступ за іншими договорами перевірити окремо.
Зафіксувати підтвердження виконаних пунктів і рішення щодо прогалин; видалення даних має окрему правову й технічну перевірку.
Власник приймає результат виходу; відкриті гарантії, спори й розрахунки лишаються пов’язаними та видимими без стирання історії постачальника.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Приймання виходу за конкретним договором
Завершується договір підтримки сайту, але договір хостингу з тим самим постачальником діє. Архів передали, та новий виконавець не зміг відновити налаштування. Передання залишили відкритим; хостинг і потрібний доступ не вимкнули автоматично. Неврегульований останній рахунок лишився пов’язаним після припинення підтримки.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: договір, план виходу, роботи передання, рішення одержувача, доступи та залишкові зобов’язання; умови договору й зовнішні перевірки погоджують під час аудиту.
Що потрібно для реалізації
- Є власник договору й підтверджене рішення про його завершення.
- Відомі договірні умови передання, джерела даних, майно й відкриті зобов’язання.
- Є приймальна сторона й критерії кожного пункту виходу.
Обмеження
- Не приймає юридичне рішення про розірвання й не надсилає повідомлення про нього без погодженого порядку.
- Не закриває постачальника повністю, якщо інші договори лишаються чинними.
- Не списує борги, не оплачує рахунки та не видаляє дані за календарною датою завершення.
- Sourcing Playbook описує британські публічні закупівлі; його вимоги не задані універсально для приватних договорів.
- Передання архіву або відкликання одного доступу не доводить завершення всього погодженого обсягу.
- Години попередні; юридична експертиза, фактична міграція систем і впровадження нового постачальника не включені.
- Не вимикає всі послуги постачальника за завершенням одного договору.
- Не називає недоступний облік доказом відсутності боргу.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібно отримувати відкриті рахунки й зобов’язання із зовнішнього обліку?
Перевірте договірний зв’язок і статуси; відсутність відповіді не підтверджує нульові зобов’язання.
- Чи потрібен окремий маршрут приймання послуги новим виконавцем?
Погодьте готовність, обсяг передання й критерії переходу; реєстрація нового постачальника не доводить готовності.