AUT-0236· Фінанси
Звірка зобов’язань за поставками без рахунків
Прийняті поставки без облікованих рахунків мають перевірені нарахування та залишок, який знімається лише після підтвердженого облікового результату.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Поставка вже прийнята, але рахунок ще не надійшов: зобов’язання не видно у звіті або після обліку рахунку його враховують вдруге.
02 / Результат
Фінансист бачить пояснений залишок прийнятих, але не відфактурованих поставок із нарахуваннями, зняттям та відкритими розбіжностями.
03 / Процес
ТригерНастала дата звірки або обліковано рахунок, повернення чи виправлення приймання поставки.
Зафіксувати компанію, дату звірки, приймання та їх рядки; відокремити замовлене від фактично прийнятого.
Зіставити приймання з облікованими рахунками й поверненнями; зберегти часткові кількості та зв’язки документів.
За погодженою обліковою політикою визначити придатну базу нарахування; рахунки, податки й оцінку підтверджує фінансист.
Звірити очікувану базу з фактичними нарахованими записами; пропуски й дублікати передати на рішення.
Після обліку рахунку перевірити зняття відповідного нарахування та новий борг; отриманий документ або його чернетка не закриває залишок.
Показати залишок за рядком і віком; різницю ціни, виправлення або невизначений результат залишити відкритими без повторного нарахування.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Звірка нарахування за рядком приймання
Прийняли 100 одиниць за погодженою базою 100 грн, нарахування становить 10 000 грн. Облікований рахунок покрив 60 одиниць по 110 грн. Фінансист перевірив зняття 6 000 грн початкового нарахування та борг 6 600 грн; відкритим залишилося 4 000 грн за 40 одиниць. Різницю ціни не назвали нестачею кількості. Повторний імпорт того самого рахунку не зменшив залишок удруге.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: рядки приймань, зв’язки рахунків, очікувані й фактичні нарахування, рішення та розбіжності; бухгалтерський результат читається з облікового джерела.
Що потрібно для реалізації
- Приймання, повернення, рядки рахунків і облікові записи мають сталі ідентифікатори й дати.
- Фінансист погодив придатні поставки, оцінку, валютну основу та правила часткового зняття нарахувань.
- Ідентифікатори документів та облікових записів доступні.
- Правила оцінки й часткового зняття визначені фінансистом.
Обмеження
- Факт фізичного приймання не гарантує створення облікового нарахування.
- Копія або погодження рахунку не підтверджує його проведення й зняття нарахування.
- Облікові правила залежать від компанії, виду закупівлі та системи; картка не визначає податковий підхід.
- Повернення й зміна ціни потребують окремої звірки кількості та вартості.
- Години попередні; постановка обліку, податкові консультації та новий бухгалтерський модуль не включені.
- Не створює облікову політику.
- Не прирівнює документ до проведення.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібно читати приймання, рахунки та нараховані записи з окремої облікової системи?
Погодьте зв’язки рядків, дати й компанії; статус отриманого документа не замінює обліковий результат.
- Чи потрібна звірка часткових рахунків, повернень і змін ціни?
Визначте кількісну та вартісну основу, правила розподілу й рішення щодо непоясненого залишку.