AUT-0197· Документи
Контроль рішення щодо записів після строку зберігання
Записи з завершеним строком проходять перевірку чинної політики, заборон видалення та підтвердженого результату дозволеної дії.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Після календарного строку записи видаляють без перевірки заборон або вважають знищеними, хоча захищені версії залишилися у сховищі.
02 / Результат
Для визначеного набору записів підтверджено дозволене збереження чи видалення, а заборони та невирішені версії явно відображені.
03 / Процес
ТригерЗа погодженою політикою настав строк перегляду конкретного набору записів або змінився стан заборони видалення.
Визначити клас записів, редакцію політики, початкову подію строку та точні об’єкти й версії у джерелах.
Звірити чинні строки, потребу збереження й заборони; календарну дату не вважати самостійним дозволом видалення.
Підготувати перелік дозволених дій і винятків для уповноваженого рішення; зміну області або політики повернути на перегляд.
Перед виконанням повторно звірити версії та чинні заборони; захист не обходити лише для завершення задачі.
Передати погоджені дії власникам джерел і отримати докази; приховування запису або загальну успішну відповідь не називати знищенням версії.
Зберегти мінімальний журнал результатів і відкритих винятків; залишені версії мають наступний строк або підставу збереження.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Рішення з перевіркою строку й заборон
Строк партії архівних файлів завершився, але для трьох версій діяла заборона видалення. Їх лишили з підставою збереження. Для решти перевірили погоджену дію; одну відповідь із marker не зарахували як доказ видалення версії та передали власнику сховища.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: область записів, редакція політики, строки, заборони, рішення й мінімальні докази. Фактичні дії та версії перевіряють у джерелах зберігання.
Що потрібно для реалізації
- Уповноважений власник визначив політику та допустимі дії для класу записів.
- Відомі джерела, версії, строки й чинні заборони видалення.
- Є погоджена політика й визначені версії.
- Заборони та результати можна звірити у джерелах.
Обмеження
- Не визначає законодавчі строки або підстави збереження самостійно.
- AWS Object Lock застосовує захист до версій; завершення retention не скасовує незалежний legal hold.
- Simple DELETE може створити delete marker без видалення захищеної версії.
- Політика CRM не доводить застосування захисту або видалення у зовнішньому сховищі.
- Години попередні; правова політика, масова архівна міграція та перебудова резервного копіювання не включені.
- Не надає права обходити захист.
- Не підтверджує знищення всіх копій приховуванням запису.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібно звіряти версії, строки й результати дій у зовнішньому сховищі?
Укажіть джерела, ключі версій і спосіб підтвердження фактичного результату.
- Чи потрібні кілька класів політик і окремі заборони видалення?
Власник має визначити редакції, початкові події та рішення щодо винятків.