Документи · AUT-0034 · Чернетка, оцінка потребує перевірки

Нагадування про завершення строку документа

Власник документа отримує завдання до дати завершення строку.

Проблема

Ліцензії й дозволи втрачають чинність без завчасного оновлення.

Результат

Власник документа отримує завдання до дати завершення строку.

Як працює рішення

1. Зберегти ID, редакцію, дату завершення чинності та власника документа
2. Визначити дату попередження за типом документа, часовим поясом і календарем
3. Перед створенням задачі звірити актуальну дату, редакцію та стан документа; перевірити відсутність задачі для цього циклу
4. При заміні або скасуванні документа переглянути заплановані нагадування й пов’язані задачі; зафіксувати результат продовження

Варіанти реалізації

Реєстр строків

Задачі на оновлення документів за датою.

Приклад: Ліцензія завершується 30 листопада; за 90 днів власник отримує задачу на продовження.

Що потрібно для реалізації

• У документа є достовірна дата завершення й власник.
• Узгоджені строки підготовки за типами документів, календар, часовий пояс, правила для вже прострочених записів і відповідальний за реєстр.

Спосіб реалізації

• Реєстр документів у PlanFix із полем дати та сценарієм запуску до неї; умови актуальності й захист від повторної задачі перевіряються окремо.

Обмеження

• Деякі документи вимагають різних строків продовження.
• Історичний опис PlanFix підтверджує запуск від поля дати зі зміщенням. Автоматичну обробку перенесення дати, простроченого імпорту та повторів треба перевірити в цільовому акаунті.
• Задача на продовження не продовжує чинність документа. Завершення потребує нової редакції або підтвердженої дати; юридичні строки визначає власник процесу.

Що не входить у бюджет

• Ліцензії та підписки сторонніх сервісів.
• Очищення й міграція історичних даних, якщо їх не враховано окремо.

Що потрібно уточнити

• Чи різняться строки за типом документа?

  Для кожного типу визначте інтервал підготовки, календарні чи робочі дні та правило для зміненої дати. Не копіюйте юридичні строки з прикладу.

Джерела та межі підтвердження

• Редакційна модель типового процесу

  Бізнес-логіка й попередня оцінка; перевірити на даних клієнта

• PlanFix: сценарії з прив’язкою до дати

  Опис 2017 року, оновлений у 2020: запуск від дати стандартного або користувацького поля зі зміщенням, перевірка умов і приклади задач та продовження підписки. Не підтверджує готовий реєстр ліцензій, захист від повторів або трудозатрати.

  Переглянути джерело

Повернутися до каталогу