AUT-0265· Документи
Контроль збереження документів для судової справи
Справа має погоджене охоплення документів, підтверджений захист у джерелах та окреме рішення щодо його зняття.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Юрист попросив зберегти матеріали справи, але команда лише поставила позначку в CRM; потрібні джерела залишилися без захисту або захист зняли без перевірки інших справ.
02 / Результат
Для справи видно погоджене охоплення, фактичний стан захисту кожного джерела, відкриті помилки й підтверджений результат дозволених змін.
03 / Процес
ТригерУповноважений юридичний відповідальний видав вказівку зберегти визначені матеріали справи або змінити її охоплення.
Зареєструвати справу, підставу, юридичного відповідального й погоджену редакцію вказівки; CRM не визначає правову потребу збереження.
Пов’язати охоплення з точними власниками, джерелами й умовами відбору; список знайдених файлів не вважати автоматично повною областю справи.
Передати уповноваженому адміністратору погоджений захист у належних системах; запис задачі чи чернетка політики не доводять застосування.
Звірити фактичний стан кожного джерела й зберегти докази; часткову помилку лишити відкритою навіть за успішного загального процесу.
При зміні адреси, власника або охоплення джерела переглянути відповідність чинній вказівці й підтвердити належний стан після дозволеного оновлення.
Зняття конкретного захисту виконувати лише після окремого погодження та перевірки пов’язаних справ і незалежних підстав збереження.
Підтвердити результат зміни в джерелах і зберегти історію; подальше рішення про видалення передати окремому погодженому процесу зберігання.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Справа зі звіркою захисту джерел
Юрист визначив поштову скриньку й сайт проєкту. Скринька отримала захист, а для сайту система повернула помилку після зміни адреси: справа не позначилася повністю захищеною. Адміністратор погоджено виправив джерело й підтвердив результат. Після завершення справи зняли лише її захист; той самий сайт залишився захищеним іншою справою. Матеріали автоматично не видаляли.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: справа, вказівка, редакція охоплення, джерела, відповідальні, докази станів і погодження змін; зовнішній захист застосовує уповноважений адміністратор.
Що потрібно для реалізації
- Є юридичний відповідальний, погоджена підстава та точне охоплення справи.
- Системи мають належні засоби збереження, доступні докази їхнього стану та уповноваженого адміністратора.
- Погоджено перелік джерел і повноваження.
- Доступні докази стану й незалежних підстав збереження.
Обмеження
- Не визначає законність, обов’язок або строк юридичного збереження замість фахівця.
- Не гарантує повноти доказів за однією пошуковою видачею або позначкою в CRM.
- Підтримка джерел, фільтрів і захисту залежить від продукту, ліцензії та стану даних.
- Зняття захисту однієї справи не скасовує інших підстав збереження й не є дозволом видалити матеріали.
- Не обходить захисні політики й не виконує незворотного видалення.
- Години попередні; юридична стратегія, експертиза доказів, ліцензії та перебудова сховищ не включені.
- Не завершує застосування захисту за статусом задачі.
- Не знімає обмеження автоматично після календарної дати.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібно читати стани захисту з зовнішніх систем?
Перевірте ID справи й політики, статуси окремих джерел, помилки та час перевірки; запис у CRM не замінює доказу.
- Чи потрібно зіставляти кілька джерел і захист одних матеріалів для кількох справ?
Погодьте карту охоплення, відповідальних і перевірку незалежних підстав перед зняттям конкретного захисту.