Як ми автоматизували створення кейсів після кожного проєкту — без копіпасту і вручну

1. Вступ: Рішення є — а кейса нема

Кожен завершений проєкт — це цінний приклад. Але на ділі кейси не пишуться самі:

📄 менеджер зайнятий,

📥 маркетолог чекає тексту,

🌐 сайт оновлюється раз у квартал.

Ми створили процес, де кейс з'являється майже автоматично після кожного проєкту, а менеджери і налаштувальники бачать себе в портфоліо.

---

2. Проблема: Усе є, але публікувати — довго

До автоматизації:

• Менеджер писав опис вручну, окремо для маркетолога
• Кейси лежали в Google Docs, не потрапляли на сайт
• Маркетолог чекав, поки “звільниться менеджер і кине текст”
• Портфоліо команди не оновлювалось
• На сайті не з'являлись сервіси, з якими реально працювали

Інфографіка: ручний процес публікації кейсів — Google Docs → перевірка → забули → не оновлено

---

3. Рішення: CRM → Notion → сайт за 1 сценарієм

Ми створили автоматичний контент-потік:

1. Після завершення проєкту угода переходить у статус “Оформлення кейса”

2. Менеджер заповнює 2 ключові поля:

   • “Задача інтеграції” — що було потрібно вирішити
   • “Опис інтеграції” — як ми це зробили

3. Угода переходить на перевірку керівнику

   → якщо схвалено, вона:

   • Автоматично з’являється у Notion як чернетка кейсу
   • Передаються також поля:
     • Менеджер (Проєктування)
     • Налаштувальник (Технічне виконання)
     • Компанія (для кого розроблено)
     • Сервіси (які використовувалися)

4. Маркетолог:

   • Перевіряє текст
   • Додає фото/відео/логотипи
   • Ставить статус: “Модерацію пройдено”

5. Після цього:

   • Кейс автоматично публікується на сайті в розділі “Інтеграції і приклади автоматизації”
   • У портфоліо Менеджера і Налаштувальника додається цей проєкт
   • У розділ “Сервіси, з якими ми працюємо”:
     • Додається новий сервіс або
     • До вже існуючого — прив’язується новий кейс

Схема: CRM → Notion → сайт. Статуси: “Оформлення кейсу” → “На перевірці” → “У Notion” → “На сайті”

---

4. Результат: кейси створюються самі

Через 2 тижні після впровадження:

• Кількість опублікованих кейсів зросла в 4 рази
• Кожен новий проєкт автоматично з’являється на сайті
• Маркетолог не чекає — отримує структуру для редагування в Notion
• Команда бачить себе в портфоліо
• Кожен сервіс на сайті має прив’язаний реальний приклад використання

До/після: кількість кейсів на сайті — 5 → 22 (за 1 місяць)

---

5. Що можна покращити

Процес працює — але є можливості для розширення:

• Додати таймер нагадування менеджеру через 2 дні, якщо кейс не заповнено
• Додавати автоматично логотип клієнта та фото угоди
• Публікувати кейс одразу в соціальні мережі після модерації
• Створювати PDF-версії кейсу для портфоліо
• Збирати метрики переглядів на сайті й повертати їх у CRM

Але навіть у нинішній версії — це повноцінна система контенту “від задачі до публікації” за кілька кліків, без ручної обробки.

---

✅ Хочете, щоб ваші кейси створювались автоматично після кожного проєкту? Напишіть — покажемо, як це працює в дії.