Оренда авто на 6 філіях: телефонія, автоматичні договори і мультивалютний облік у Planfix

1. Задача: одна система на 6 філій

KTRANS — мережа прокату автомобілів, 6 філій. Коли компанія звернулась до нас, головним запитом була не CRM сама по собі, а телефонія: дзвінки клієнтів мали потрапляти прямо в Planfix, і з жорсткими умовами.

Менеджери працюють у філіях і живуть у телефоні — тож картка дзвінка мала спливати саме на мобільному пристрої менеджера, а не тільки на робочому столі в офісі.

---

2. Проблема: купа рекламних номерів і жодного розуміння, звідки клієнт

У кожного менеджера — кілька рекламних номерів телефону, на які приходять дзвінки з різних джерел: OLX, сайт, лендінг. Без прив'язки кожного номера до джерела менеджер знімав слухавку наосліп — і не міг сказати, яка реклама взагалі працює.

Другий шар проблеми — сама оренда. Договір формувався вручну щоразу, дані про авто й клієнта менеджер вбивав по колу, а побачити наперед, яке авто вже заброньоване на майбутні дати, було ніяк.

---

3. Рішення: телефонія, оренда і СТО в одному Planfix

Телефонія. Інтегрували АТС у Planfix з підтримкою мобільних пристроїв — картка дзвінка спливає прямо в телефоні менеджера. Окремим і найбільшим за обсягом блоком роботи стало зіставлення десятків рекламних номерів із джерелами (OLX, сайт, лендінг) по кожній філії, плюс захоплення UTM-міток самого дзвінка — тепер видно не просто "дзвінок з реклами", а конкретну кампанію. Дзвінки автоматично розподіляються на потрібного менеджера залежно від філії і від того, чий це клієнт — включно з окремими правилами "цей номер завжди веде на цього менеджера".

Автомобілі та оренда. Окрема картка на кожен автомобіль (статус: вільний / у ремонті / на продаж) і окрема картка на кожну оренду. Договір оренди формується автоматично з даних, які вже є в картці — раніше на це йшло багато часу менеджера вручну. Дані про авто підтягуються в картку оренди самі, менеджеру лишається тільки внести клієнта і дати. Окремий календар ("шахматка") показує заброньованість кожного авто наперед, а не тільки поточну оренду.

Інтегрували й сайт компанії: якщо клієнт залишає заявку прямо з картки конкретного автомобіля на сайті, угода в Planfix створюється одразу з усіма параметрами цього авто, підтягнутими з сайту, — менеджеру не треба перепитувати чи шукати, про яку саме машину йдеться.

Клієнт лишає заявку прямо з цієї картки на сайті —

— і в Planfix одразу з'являється угода з маркою, типом кузова, паливом, коробкою, приводом і ціною, підтягнутими з сайту без жодного ручного введення.

СТО. Керівник сервісного відділу бачить, які авто зараз у ремонті, які запчастини замовлені і чи прийшли, який статус ремонту. По кожному авто збирається історія: скільки разів воно було в ремонті і скільки заробило за час експлуатації.

Фінанси. Оренда прив'язана до обліку доходів і витрат у кількох валютах — менеджер може внести чи зняти кошти в грн, доларах, євро чи USDT. Курс валют не оновлюється "раз на день" загалом — Planfix підтягує курс саме на день конкретної транзакції і перераховує суму по ньому, так гроші не розходяться з реальним курсом на момент операції.

---

4. Результат

Дзвінки більше не приходять "наосліп" — видно джерело й кампанію ще до того, як менеджер підняв слухавку. Договір оренди більше не пишеться вручну щоразу. Керівник сервісного відділу бачить повну картину по кожному авто, а не з чужих слів. Фінансовий облік у кількох валютах рахується коректно на момент кожної операції, без ручного перерахунку курсу.

---

5. Відгук клієнта

---

Потрібна схожа система для вашого бізнесу — телефонія, облік техніки чи фінанси в кількох валютах? Напишіть — подивимось, що можна реалізувати під ваш процес.