CRMCUSTOMS
←Назад до кейсів

Автоматизація збору даних: інтеграція чат-бота для HR та технічної підтримки

Автоматизація збору даних: інтеграція чат-бота для HR та технічної підтримки
ІнтеграціяЧат боти

1. Вступ: Анкета є, але відповідей нема

HR-менеджери розміщують вакансії. У кожному оголошенні — форма, анкета, “надішліть PDF”.

Але більшість кандидатів читають усе з телефону, і шанс, що вони відкриють форму Google — мізерний.

Ми створили Telegram-бота, який замінює форму, а всі відповіді автоматично потрапляють у CRM — вже як угода.

2. Проблема: Форми не працюють на мобільних, HR працює вручну

До запуску чат-бота:

  • HR розміщував Google Form або просив надіслати резюме
  • Більшість кандидатів не заповнювали анкету, бо не мали часу/доступу з мобільного
  • Ті, хто заповнював — відповіді приходили на пошту
  • Менеджеру треба було вручну створювати угоду й копіювати відповіді
  • Керівник підрозділу не знав, що хтось надіслав заявку

    • Інфографіка: до автоматизації — Google Form → email → вручну в CRM → HR + керівник не в курсі

    3. Рішення: Бот-анкета + CRM = автоматичне створення угоди

    Ми створили простого Telegram-бота з питаннями:

  • Бажана посада
  • Досвід роботи
  • Очікувана зарплата
  • Місто / віддалено
  • Чи готовий до співбесіди

    • 📲 Кандидат заходить у бот зі сторінки вакансії →

    ✍ Відповідає на запитання →

    📥 CRM автоматично створює угоду з заповненими полями:

  • Ім’я, контакт
  • Тип посади
  • Очікувана зарплата
  • Досвід
  • Джерело заявки: Telegram-бот

    • 📢 Далі система надсилає сповіщення всім учасникам:

  • HR-менеджеру: "Нова заявка від кандидата"
  • Керівнику відділу: "Кандидат по вашій вакансії"

    • Схема: Вакансія → Telegram бот → відповіді → CRM → угода → сповіщення HR і керівнику

    4. Результат: Кандидати швидше, HR — без рутинної роботи

    Після запуску:

  • +40% заповнених анкет (завдяки зручному мобільному сценарію)
  • 0 ручного копіювання з пошти в CRM
  • Угода створюється автоматично, одразу з усіма відповідями
  • Менеджери отримують сповіщення автоматично
  • У CRM зберігається аналітика по вакансіях: скільки відгуків, який відсоток пройшов далі

    • До/після: Google Form з низьким заповненням → Telegram-бот із автоматичним створенням угоди

    📦 Варіанти використання: не тільки HR

    Цей сценарій легко масштабували:

    ✅ Підтримка: заявка в боті → CRM → IT-адміну

  • Наприклад: “Не працює принтер”, “Проблеми з Wi-Fi”
  • У CRM створюється задача на IT
  • Користувач отримує статус виконання

    • ✅ Страхування: менеджер на місці ДТП → заповнює бот → CRM

  • Дані про авто, номер поліса, учасників ДТП
  • CRM одразу формує угоду
  • Менеджер бачить заявку без дзвінків

    • 5. Що можна покращити

    Наступні можливості автоматизації:

  • Додавання Telegram-бекенду з фото, відео, геолокацією
  • Підтягування анкети до PDF і надсилання кандидату
  • Бот із фільтрацією (якщо зарплата не відповідає вилці — перенаправити одразу)
  • Оцінка якості відповіді за ключовими словами (GPT-підтримка)

    • ✅ Бот — це не просто чат. Це вхідна точка для вашого бізнес-процесу в CRM.

    Хочете таке рішення під себе? Напишіть — покажемо, як це працює.