Контроль без контролера: як ми впорядкували роботу збирачів меблів без зайвих дзвінків

Контроль без контролера: як ми впорядкували роботу збирачів меблів без зайвих дзвінків
ДодатокІнтеграція

Проблема

У меблевій компанії, що щомісяця відправляє десятки замовлень по всій Україні, з’явилася типова і болюча проблема: робота збирачів корпусних меблів віддавалась на аутсорс, але контроль залишався на менеджерах.

Щоразу, коли замовлення доставлялось і збиралось, менеджер мав перевірити, чи все ок — вручну, через дзвінки, фото в Viber або поштою. Виглядало це як квест: "Знайди звіт, зрозумій хто його відправив, і переконайся, що замовник задоволений".

Система працювала на довірі та хаосі:

  • Збирачі надсилали фото в месенджерах — іноді в чат, іноді в особисті, іноді не надсилали взагалі
  • Дані про виконання замовлення не потрапляли в CRM
  • Випадки зіпсованого монтажу або недоставлених меблів виявляли тільки тоді, коли клієнт скаржився
  • Менеджер витрачав до 2 годин щодня, просто щоб вручну скласти картину по виконанню
  • Рішення

    Ми впровадили інтегровану Airtable-форму для звітів збирачів, яка працює напряму з CRM-системою.

    Як це працює:

  • Після створення замовлення CRM автоматично формує унікальне посилання на Airtable-форму для цього підрядника
  • Збирач відкриває форму, обирає статус, заповнює чеклисти і завантажує фото
  • Після надсилання:
  • Изображение из статьи

    Результати

    За перші 10 днів після впровадження:

  • 100% замовлень мають фото-звіт
  • Менеджери не дзвонять — просто відкривають картку угоди
  • Жодної втраченої заявки або помилкової доставки
  • 1,5 години економії щодня для кожного менеджера
  • Изображение из статьи

    Висновок

    Контроль — це не про недовіру, а про структуру. Airtable дає виконавцю просту форму, а менеджеру — повну картину прямо в CRM. Ніхто не забуває, не перекидає відповідальність і не шукає фото в чатах.

    Мінімум ІТ — максимум порядку.

    Що можна покращити: нові можливості для старої задачі

    Цей кейс ми реалізовували ще тоді, коли в нас було значно менше інструментів. Airtable-форма й інтеграція з CRM — це просте, недороге і дієве рішення, яке працює досі. Але якщо ми починали б зараз, запропонували б уже інше — більш зручне та масштабоване рішення, яке закриває не тільки збір звітів, а й роботу з підрядниками як системний процес.

    🔧 Сучасне рішення, яке ми можемо запропонувати сьогодні:

  • Веб-додаток для підрядників:
  • База підрядників з історією заявок
  • Рейтинг виконавців за якістю, швидкістю та дисципліною
  • Відгуки клієнтів напряму в систему
  • Push/Telegram-сповіщення про нові замовлення
  • Статистика виконання по кожному підряднику (навіть без CRM)
  • Таке рішення можна інтегрувати з вашими внутрішніми процесами та оформити як окремий модуль до CRM або як автономну систему.

    💬 Але якщо вам потрібне просте й ефективне рішення — ми так само можемо реалізувати базову Airtable/Google Таблиці + автоматизацію для старту.
    Изображение из статьи

    Хочете таку систему — просту чи просунуту? Розкажіть трохи про свої процеси, і ми запропонуємо варіант під ваш бюджет і навантаження.