Як ми автоматизували роботу з PROZORRO: тендери тепер самі з'являються в CRM

1. Вступ: Тендер є — а в CRM його нема

Продаж через тендери — окремий напрям бізнесу. Але поки CRM живе своїм життям, а PROZORRO — своїм, менеджер:

• щодня перевіряє оновлення,
• вручну копіює дані закупівель,
• забуває частину тендерів,
• втрачає час і можливості.

Ми вирішили цю проблему — і зробили так, щоб тендери самі потрапляли в CRM.

2. Проблема: PROZORRO — окремо, CRM — окремо

До інтеграції:

• Менеджер щодня відкривав сайт PROZORRO вручну
• Відбирав лоти, копіював інформацію в Excel або безпосередньо в CRM
• Частина тендерів забувалась або губилась
• Не було аналітики, звітів чи контролю по статусах участі
• Розподіл по менеджерах — вручну або взагалі без логіки

Інфографіка: до автоматизації — PROZORRO → ручний пошук → копіпаст → CRM → хаос

3. Рішення: три сценарії інтеграції з PROZORRO

Ми реалізували три способи завантаження закупівель у CRM, які можна використовувати окремо або комбінувати:

✅ ВАРІАНТ 1: Робота з обраними

• У додатку PROZORRO менеджер ставить “зірочку” на цікаві лоти
• Всі відмічені тендери автоматично потрапляють в CRM
• Створюється угода або ліда з усією інформацією: номер, замовник, сума, дедлайн, посилання

🔁 Зручно для вибіркового контролю і ручного відбору

✅ ВАРІАНТ 2: Вигрузка всіх нових лотів за часом

• Через налаштовані фільтри в PROZORRO система кожні N годин перевіряє появу нових лотів
• Нові лоти автоматично потрапляють у CRM в обрану воронку або сегмент

🔁 Підходить для масової обробки державних закупівель

✅ ВАРІАНТ 3: Додаток для роботи з закупівлями

• Менеджер заходить у інтеграційний інтерфейс
• Обирає цікаві тендери → натискає “Додати в CRM”
• CRM створює угоду / ліда / задачу

🔁 Формат “ручного контролю з автоматичним імпортом”

Схема: 3 способи → Вибране / Автозавантаження / Через інтерфейс → Потрапляння в CRM

4. Результат: тендери — під контролем

Після впровадження:

• 100% цікавих тендерів автоматично в системі
• Менеджери не витрачають час на копіювання та ручний пошук
• Кожен лот має свій статус, менеджера, історію комунікації
• CRM дає аналітику по кількості участей, виграних закупівлях, конверсії
• Нічого не губиться — навіть після ротації команди

До/після: тендери у файлі Excel → CRM з фільтрами, статусами, дедлайнами і відповідальними

5. Що можна покращити

Сценарій масштабований:

• Додати індикатор дедлайну: якщо до завершення < 48 год — сповіщення
• Генерувати стандартизовану пропозицію у PDF на базі даних тендера
• Інтегрувати з електронним підписом або сервісами DocuSign / Вчасно
• Створити дашборд по тендерах: по менеджерам / сумах / виграшах

✅ Тендер — це можливість. CRM має її обробити вчасно, без Excel і без втрат. Хочете таку інтеграцію? Напишіть — покажемо, як це працює в дії.