CRMCUSTOMS
←Назад до кейсів

Як ми автоматизували роботу з PROZORRO: тендери тепер самі з'являються в CRM

Як ми автоматизували роботу з PROZORRO: тендери тепер самі з'являються в CRM
Інтеграція

1. Вступ: Тендер є — а в CRM його нема

Продаж через тендери — окремий напрям бізнесу. Але поки CRM живе своїм життям, а PROZORRO — своїм, менеджер:

  • щодня перевіряє оновлення,
  • вручну копіює дані закупівель,
  • забуває частину тендерів,
  • втрачає час і можливості.

    • Ми вирішили цю проблему — і зробили так, щоб тендери самі потрапляли в CRM.

    2. Проблема: PROZORRO — окремо, CRM — окремо

    До інтеграції:

  • Менеджер щодня відкривав сайт PROZORRO вручну
  • Відбирав лоти, копіював інформацію в Excel або безпосередньо в CRM
  • Частина тендерів забувалась або губилась
  • Не було аналітики, звітів чи контролю по статусах участі
  • Розподіл по менеджерах — вручну або взагалі без логіки

    • Інфографіка: до автоматизації — PROZORRO → ручний пошук → копіпаст → CRM → хаос

    3. Рішення: три сценарії інтеграції з PROZORRO

    Ми реалізували три способи завантаження закупівель у CRM, які можна використовувати окремо або комбінувати:

    ✅ ВАРІАНТ 1: Робота з обраними

  • У додатку PROZORRO менеджер ставить “зірочку” на цікаві лоти
  • Всі відмічені тендери автоматично потрапляють в CRM
  • Створюється угода або ліда з усією інформацією: номер, замовник, сума, дедлайн, посилання

    • 🔁 Зручно для вибіркового контролю і ручного відбору

    ✅ ВАРІАНТ 2: Вигрузка всіх нових лотів за часом

  • Через налаштовані фільтри в PROZORRO система кожні N годин перевіряє появу нових лотів
  • Нові лоти автоматично потрапляють у CRM в обрану воронку або сегмент

    • 🔁 Підходить для масової обробки державних закупівель

    ✅ ВАРІАНТ 3: Додаток для роботи з закупівлями

  • Менеджер заходить у інтеграційний інтерфейс
  • Обирає цікаві тендери → натискає “Додати в CRM”
  • CRM створює угоду / ліда / задачу

    • 🔁 Формат “ручного контролю з автоматичним імпортом”

    Схема: 3 способи → Вибране / Автозавантаження / Через інтерфейс → Потрапляння в CRM

    4. Результат: тендери — під контролем

    Після впровадження:

  • 100% цікавих тендерів автоматично в системі
  • Менеджери не витрачають час на копіювання та ручний пошук
  • Кожен лот має свій статус, менеджера, історію комунікації
  • CRM дає аналітику по кількості участей, виграних закупівлях, конверсії
  • Нічого не губиться — навіть після ротації команди

    • До/після: тендери у файлі Excel → CRM з фільтрами, статусами, дедлайнами і відповідальними

    5. Що можна покращити

    Сценарій масштабований:

  • Додати індикатор дедлайну: якщо до завершення < 48 год — сповіщення
  • Генерувати стандартизовану пропозицію у PDF на базі даних тендера
  • Інтегрувати з електронним підписом або сервісами DocuSign / Вчасно
  • Створити дашборд по тендерах: по менеджерам / сумах / виграшах

    • ✅ Тендер — це можливість. CRM має її обробити вчасно, без Excel і без втрат. Хочете таку інтеграцію? Напишіть — покажемо, як це працює в дії.