CRMCUSTOMS
Контроль за витратами по проекту

Контроль над грошима: як міжнародна PR-компанія автоматизувала витрати у проєктах без ERP

CRMCUSTOMS · 2 хвилини читання

Дізнайтеся, як автоматизація контролю витрат в проєктах допоможе українським компаніям зекономити час і підвищити ефективність управління фінансами.

1. Вступ: Коли бюджет розпорошений, а відповідальність — ні

itcomms.io — міжнародна PR-компанія, яка веде великі й динамічні проєкти для технологічного ринку. У кожному PR-проєкті — десятки дрібних витрат: підрядники, сервісні оплати, рекламні формати, інструменти. Втримати ці витрати під контролем вручну — як ловити вітер руками.

Саме тому команда звернулась до нас із запитом:

“Нам потрібен живий інструмент, який фіксує витрати в момент виникнення і порівнює їх з планом. Але на основі нашої CRM.”

2. Проблема: Excel-звіти, що з’їдають дні

У команди було дві великі проблеми:

🔹 Витрати не були частиною процесу

  • Їх фіксували вручну — часто постфактум
  • Угоди перевищували бюджет ще до того, як про це дізнавався керівник

🔹 Звіти по витратах складались вручну в Excel

  • Один проєкт міг мати до 100 витрат
  • Менеджери витрачали 2–3 дні, щоб зібрати все в таблицю
  • Замість автоматизації — постійна робота “з нуля”

Ілюстрація до кейсу

3. Рішення: Витрата = задача, таблиця = живий звіт

Ми розробили автоматизовану систему на базі CRM, задач і Google Таблиць, яка з'єднала управління витратами в один потік.

Що зробили:

  1. При створенні нового проєкту в CRM:

    • Автоматично створюється папка на Google Диску
    • У ній генерується Google Таблиця, яка стає єдиним джерелом правди

    Ілюстрація до кейсу

  2. Кожна витрата = окрема задача (підзадача угоди), яка має:

    • Назву, суму, категорію, підрядника
    • Статуси узгодження: “Чернетка” → “На погодженні” → “До оплати”
    • Погодження виконує керівник → після цього бухгалтер бачить витрату

  3. Усі задачі автоматично фіксуються рядками в Google Таблиці

    • Таблиця відображає: автора, суму, статус, коментарі

  4. У кожній угоді видно всі пов’язані задачі-витрати

  5. Таблиця з Google Диску виведена у вкладку CRM-проєкту — звіт завжди під рукою

Ілюстрація до кейсу

4. Результат: контроль, якого не вистачало

Після впровадження:

  • Усі витрати прозорі та погоджені до моменту оплати
  • Кожен проєкт має живу таблицю витрат, автоматично сформовану
  • Менеджери більше не складають звіти вручну
  • У CRM видно не тільки підсумок, а й весь процес погодження
  • Зменшення перевищень бюджету на 70% за перші два місяці

5. Що можна покращити

Цей кейс ми реалізували раніше, коли ще не використовували власні модулі.

Сьогодні ми можемо запропонувати:

  • Веб-додаток для погодження витрат
  • Мультиетапне погодження з історією змін
  • Рейтинг підрядників та категорій витрат
  • Динамічний прогноз бюджету
  • Push-нагадування й Telegram-інтеграція

Але навіть зараз це рішення дає компанії простий контроль без складної ERP.

Ми можемо адаптувати його до будь-якої CRM, бізнес-логіки чи бюджету.

Ілюстрація до кейсу

✅ Гроші — це не просто цифри. Це рішення — це спосіб знати, куди вони йдуть.

Потрібна така система для вашої компанії? Напишіть — зробимо швидкий аудит вашого процесу й запропонуємо оптимальний варіант.

Є питання по вашому бізнесу?

30 хвилин — і зрозумієте, що реально зробити у вашому випадку.

Записатись на консультацію