Контроль над грошима: як міжнародна PR-компанія автоматизувала витрати у проєктах без ERP

1. Вступ: Коли бюджет розпорошений, а відповідальність — ні

itcomms.io — міжнародна PR-компанія, яка веде великі й динамічні проєкти для технологічного ринку. У кожному PR-проєкті — десятки дрібних витрат: підрядники, сервісні оплати, рекламні формати, інструменти. Втримати ці витрати під контролем вручну — як ловити вітер руками.

Саме тому команда звернулась до нас із запитом:

“Нам потрібен живий інструмент, який фіксує витрати в момент виникнення і порівнює їх з планом. Але на основі нашої CRM.”

2. Проблема: Excel-звіти, що з’їдають дні

У команди було дві великі проблеми:

🔹 Витрати не були частиною процесу

Їх фіксували вручну — часто постфактум

Угоди перевищували бюджет ще до того, як про це дізнавався керівник

🔹 Звіти по витратах складались вручну в Excel

Один проєкт міг мати до 100 витрат

Менеджери витрачали 2–3 дні, щоб зібрати все в таблицю

Замість автоматизації — постійна робота “з нуля”

3. Рішення: Витрата = задача, таблиця = живий звіт

Ми розробили автоматизовану систему на базі CRM, задач і Google Таблиць, яка з'єднала управління витратами в один потік.

Що зробили:

При створенні нового проєкту в CRM:

Кожна витрата = окрема задача (підзадача угоди), яка має:

Усі задачі автоматично фіксуються рядками в Google Таблиці

У кожній угоді видно всі пов’язані задачі-витрати

Таблиця з Google Диску виведена у вкладку CRM-проєкту — звіт завжди під рукою

4. Результат: контроль, якого не вистачало

Після впровадження:

Усі витрати прозорі та погоджені до моменту оплати

Кожен проєкт має живу таблицю витрат, автоматично сформовану

Менеджери більше не складають звіти вручну

У CRM видно не тільки підсумок, а й весь процес погодження

Зменшення перевищень бюджету на 70% за перші два місяці

5. Що можна покращити

Цей кейс ми реалізували раніше, коли ще не використовували власні модулі.

Сьогодні ми можемо запропонувати:

Веб-додаток для погодження витрат

Мультиетапне погодження з історією змін

Рейтинг підрядників та категорій витрат

Динамічний прогноз бюджету

Push-нагадування й Telegram-інтеграція

Але навіть зараз це рішення дає компанії простий контроль без складної ERP.

✅ Гроші — це не просто цифри. Це рішення — це спосіб знати, куди вони йдуть.

Потрібна така система для вашої компанії? Напишіть — зробимо швидкий аудит вашого процесу й запропонуємо оптимальний варіант.