AUT-0426· Закупівлі
Звірка сертифіката якості постачальника з поставкою
Очікуваний сертифікат якості зв’язується з позицією замовлення й партією, а відсутній або незбіжний документ лишається на контролі.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Поставка надійшла, але потрібний сертифікат якості надійшов окремо, не прив’язаний до потрібної партії або відсутній у відповідальному працівника.
02 / Результат
Кожна позиція, для якої потрібен сертифікат, має статус отримання, файл і перевірені посилання на постачальника, закупівлю, матеріал та партію; невідповідності не маскуються як отриманий документ.
03 / Процес
ТригерДля позиції закупівлі або вхідної партії визначено обов’язковий сертифікат якості постачальника.
Створити очікуваний документ для конкретної позиції закупівлі; визначити тип сертифіката, постачальника, матеріал, партію та строк отримання за погодженими даними.
Зареєструвати файл, отриманий разом із товаром або окремо поштою чи інтеграцією; зберегти походження, час, тип документа й контрольний ідентифікатор.
Зіставити документ із постачальником, позицією замовлення, матеріалом, номером партії та поставкою; невідомі чи суперечливі поля позначити для ручного рішення.
Перевірити наявність потрібних сторінок і реквізитів, чинність за погодженими правилами та відсутність повторно прикріпленої редакції; не трактувати наявність файлу як підтвердження його змісту.
Коли документ відсутній або не збігається, повідомити відповідального й постачальника за визначеним маршрутом; не закривати очікування тільки через надходження товару.
Передати пов’язаний документ на перевірку якості й зберегти результат прийнято, відхилено або потрібне уточнення; надходження сертифіката не є рішенням про придатність товару.
Оновити стан у системі закупівлі та звірити фактичний запис; якщо бізнес-процес вимагає блокування використання до документа, перевірити цей контроль у джерельній ERP/WMS окремо від задачі чи нагадування.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Облік і звірка сертифіката для вхідної партії
Склад прийняв партію сировини, але сертифікат надійшов окремим PDF наступного дня. Система прив’язала документ за номером закупівлі, матеріалом і batch ID, позначила невідповідність у назві постачальника для QA та нагадувала про відсутню оцінку до підтвердженого рішення.
Спосіб реалізації
- Використати доступний у ERP облік очікуваних сертифікатів, стан отримання, вкладення та контекст позиції закупівлі; перевірити версію й конфігурацію системи.
- Для окремого поштового чи API-каналу зареєструвати файл у контрольованому сховищі, зіставити з партією й показувати неоднозначність без автоматичного підтвердження якості.
Що потрібно для реалізації
- Позиція замовлення має стабільний зв’язок із постачальником, матеріалом і партією; визначені випадки, коли сертифікат обов’язковий.
- Погоджені правила звірки реквізитів, перевірки файлів, строків, відповідального за оцінку якості й маршруту запиту уточнень.
- Є система збереження документів і підтверджений спосіб прочитати або змінити статус фактичного дозволу на використання товару, якщо такий блок потрібний.
- Є стабільні ID закупівлі, матеріалу й партії та правило обов’язкового документа.
- Визначені відповідальний за документ і окремий власник рішення щодо якості.
Обмеження
- Файл, номер або позначка «отримано» не підтверджують справжність підпису, правильність вимірювань чи придатність партії без окремої перевірки якості.
- Властивості системи залежать від версії та конфігурації; статус задачі сам по собі не блокує складське використання або списання.
- SAP документує незалежне від проведення товару відстеження отримання сертифіката та нагадування для налаштованого процесу; це не гарантує доступності тих самих функцій у іншій ERP.
- Оцінка попередня; лабораторні вимірювання, підтвердження цифрового підпису, розбір довільних форматів і юридичні вимоги до конкретного товару не включені.
- Отриманий документ не доводить якість вмісту; потрібне рішення перевіряльника за затвердженими критеріями.
- Складське блокування треба реалізувати й перевірити в ERP/WMS, а не лише в нагадуваннях.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи надходять сертифікати окремими файлами через пошту, EDI або API?
Укажіть фактичні канали, правило зіставлення з поставкою й маршрут при відсутньому або неоднозначному номері партії.
- Чи потрібні різні правила для кількох типів сертифікатів або груп матеріалів?
Вкажіть типи документів, поля звірки, строки дії та відповідальних за оцінку.