AUT-0068· Документи

Контроль отримання закривальних документів

Відповідальний бачить, за якими виконаними замовленнями ще не отримано потрібні документи.

Чернетка · Оцінка потребує перевірки

01 / Проблема

Замовлення завершене, але повернення потрібного акта або його оригіналу губиться після відправлення.

Кожне замовлення має перелік потрібних документів, факт отримання й підтвердження перевірки відповідальним.

ТригерВиконане замовлення потребує отримання погодженого закривального документа.

Визначити перелік документів і потрібний формат за умовами замовлення; не вимагати папір без погодженої підстави.
Створити запис очікування з отримувачем, датою відправлення та контрольним строком.
Нагадати відповідальному про відсутній документ; зафіксувати повторне звернення до контрагента.
Записати отримання конкретного документа та його редакції; передати на перевірку комплектності.
Закрити очікування після підтвердження потрібного формату та зберегти посилання на місце зберігання.

Акт відправлено клієнту; відповідальний бачить прострочене очікування та закриває його після перевірки отриманого документа.

Пов’язані записи документів і нагадування PlanFix; формат отримання та перевірку комплектності погоджують із відповідальним.

Що потрібно для реалізації

Погоджено, які документи й формати потрібні для кожного типу замовлення.
Визначено відповідального, контрольний строк, спосіб отримання та місце зберігання.

Факт отримання файла не підтверджує чинності підпису або належного оформлення документа.
Публічна практика PlanFix показує генерацію, відправлення й позначку отримання оригіналу; вона не визначає вимог законодавства України.
Електронний підпис і бухгалтерський облік не входять до базового контролю комплектності.

Що потрібно уточнити (2)

Чи потрібно контролювати замінені або виправлені редакції?
Визначте, хто підтверджує актуальну редакцію й що робити з попередньою.
Чи потрібно отримувати статус документа з електронного сервісу?
Укажіть сервіс, доступний API та правила ручного підтвердження.

240–480 USD8–16 год · Реєстр очікуваних документів