AUT-0264· Фінанси
Контроль використання грантового фінансування проєкту
Витрати проєкту мають погоджену допустимість, джерело фінансування та звірений залишок гранту.
Чернетка · Оцінка потребує перевірки
01 / Проблема
Витрати віднесли на грант без перевірки його умов або показали весь бюджет доступним, не врахувавши прийняті зобов’язання й власне співфінансування.
02 / Результат
Для гранту видно підтверджені допустимі витрати, окреме співфінансування, невиконані зобов’язання та пояснений залишок за чинною редакцією умов.
03 / Процес
ТригерПрийнято грантову угоду й бюджет або з’явилася витрата, зобов’язання чи зміна умов фінансованого проєкту.
Пов’язати грант із фінансувальником, угодою, проєктами, валютою й чинною редакцією бюджету; обіцянку фінансування відокремити від фактичного надходження.
Фінансист визначає допустимі категорії, періоди, частки фінансування та потрібні докази за угодою; невизначену умову передає на уточнення.
Зіставити кожну витрату й зобов’язання з первинним документом та застосовною редакцією умов; сумнівну позицію залишити на розгляді.
Погодити допустиму частку гранту й окреме співфінансування; одну суму не зараховувати повністю кільком джерелам.
Підтвердити віднесення у фінансовому джерелі; перехід зобов’язання у фактичну витрату не збільшує використання вдруге.
Звірити ліміт, використані суми, відкриті зобов’язання та залишок; грошовий залишок рахунку не називати доступним бюджетом гранту.
Зміни, повернення й перекласифікації погодити з належної дати та перевірити результат; для звіту зберегти первинні документи й неврегульовані винятки.
04 / Реалізація1 варіант
Приклад · Грант зі звіркою витрат і джерел
Для умовного гранту з лімітом 10 000 USD погодили допустиму витрату 6 000 USD: 4 500 USD покриває грант, 1 500 USD — власні кошти. Ще 2 000 USD грантової частки зарезервовано під невиконане зобов’язання, тому залишок становить 3 500 USD. Коли його відобразили як витрату, використання не зросло вдруге. Витрату за межами погодженого періоду залишили на розгляді фахівця.
Спосіб реалізації
- Проєктна модель PlanFix: грант, угода, проєкти, редакції умов, витрати, зобов’язання, джерела й рішення; фінансові проведення та належні правила визначає уповноважений процес.
Що потрібно для реалізації
- Є погоджені умови гранту, бюджет і відповідальний за допустимість витрат.
- Доступні первинні ID витрат, зобов’язань, розподілів і фінансових результатів.
- Погоджено допустимі категорії, періоди та джерела фінансування.
- Є історія первинних витрат і незавершених зобов’язань.
Обмеження
- Не визначає юридичну чи податкову допустимість витрат замість уповноваженого фахівця.
- Співфінансування, періоди та обмеження залежать від конкретної угоди; універсальних відсотків не задано.
- Погодження витрати не доводить прийняття її фінансувальником або відшкодування.
- Бюджет, обіцяні кошти, отримані кошти та фактичні витрати є різними величинами.
- Не створює автоматично регуляторний звіт або бухгалтерські проведення в CRM.
- Готового грантового модуля PlanFix не заявлено; години попередні, грантовий аудит та фінансова методологія не включені.
- Не вважає весь проєктний бюджет коштами одного гранту.
- Не зараховує співфінансування вдруге як грантову витрату.
Що потрібно уточнити (2)
- Чи потрібно читати витрати й зобов’язання з фінансової системи?
Перевірте первинні ID, перехід у фактичні витрати, повернення та збережені редакції розподілів.
- Чи потрібно розподіляти витрати між кількома грантами та власним співфінансуванням?
Погодьте частки, пріоритети й умови кожної угоди; сукупне фінансування не має дублювати початкову витрату.