Як автоматизація списків справ допомогла зменшити затримки в управлінні проєктами на 30%

14.02.2018

Дізнайтеся, як автоматизація списків справ допомагає українським компаніям знизити затримки в проектах на 30% та підвищити ефективність команди.

Як автоматизація списків справ допомогла зменшити затримки в управлінні проєктами на 30%

1. Вступ: Коли кожна послуга — це справа

У сервісному бізнесі позиції замовлення — це не просто “рядки” чи “суми”.

Це — реальні дії, які треба виконати, щоб клієнт отримав результат.

Але якщо не бачити прогрес по кожній позиції —

📉 починаються затримки,

💬 зриваються терміни,

🤯 з’являються запитання “а це ми вже зробили?”.

2. Проблема: Замовлення є — справ немає

До автоматизації:

Менеджер погоджує проєкт, формує кошторис

У кошторисі 10–20 позицій, які мають бути виконані

Але ніхто не бачить, яка з них виконана, а яка — ні

Менеджеру доводилось вручну створювати справи або список задач

Контролювати терміни неможливо, бо немає чіткої картини прогресу

Керівник не бачив, хто реально перевантажений, а хто — ні

До автоматизації: кошторис затверджено, але немає жодної задачі. Прогрес не видно.

3. Рішення: Кошторис → чекліст справ у CRM

Ми створили автоматизований генератор задач по проєкту, який працює так:

Угода переходить у статус “Впровадження” (або аналогічний статус старту робіт)

Автоматично створюється список справ, де:

Справи групуються в чекліст у CRM або в окрему вкладку проєкту

Кожна задача має статус виконання → можна бачити % прогресу

У CRM можна фільтрувати:

Схема: угода → кошторис → автоматичні задачі → чекліст виконання

4. Результат: Контроль + навантаження в реальному часі

Після впровадження:

Затримки скоротилися на 30% — завдяки прозорості

Кожен проєкт має задачі по кожній позиції, менеджер бачить, що ще не виконано

Клієнту можна показати прогрес у вигляді чекліста

Керівник бачить завантаження по менеджерах / відділах

Не потрібно створювати задачі вручну — усе формується автоматично з кошторису

До/після: кошторис без задач → автоматичний чекліст + контроль виконання по кожній позиції

5. Що можна покращити

Можливості розвитку цього рішення:

Додати проміжні дедлайни по групах задач (напр. “етап 1”, “етап 2”)

Автоматично інформувати клієнта, коли певна задача завершена

Побудувати дашборд: % виконання по всіх активних проєктах

Зв’язати задачі з Google Таблицями або Trello, якщо працюють поза CRM

Додавати відповідальних по кожній задачі не тільки менеджера, а й виконавця

✅ Управління проєктами — це не про угоди. Це про те, чи виконано те, що пообіцяли.

Автоматичний чекліст справ із кошторису — це контроль без зайвої роботи.

Хочете таке у своїй CRM? Напишіть — покажемо в дії.

#Налаштування процесів

Категорії

Бізнес-процеси Проектна робота