Як п'ять філій з оренди авто об'єднали в одну систему — і знайшли 420,000 гривень втрат

ШВИДКИЙ ОГЛЯД

Клієнт: Компанія з оренди автомобілів

Розмір: 35 осіб, 120+ авто, 5 філій

Проблема: Кожна філія живе своїм життям, власник не бачить картину

Рішення: Розширення Planfix + Telegram-бот + автоматична звітність

Результат: -90% часу на звітність, виявили 420К втрат, ROI за 2.5 місяці

Термін: 26 днів

Вартість: 75,000 гривень

ПРОБЛЕМА: "Я не знаю що відбувається в моєму бізнесі"

Олександр (ім'я змінене) керує мережею з оренди авто. П'ять філій у різних містах. 120 автомобілів. 35 співробітників.

Здавалося б — успішний бізнес. Але...

Ранок власника (типовий день)

7:30 — Прокидається від дзвінка менеджера з Вінниці:

"Олександре, Renault Megane в ремонті вже тиждень. Чекаємо запчастини. Клієнт питає коли повернемо."

8:15 — Лізе в Excel таблицю "Ремонти Вінниця"... Стоп, це старий файл. Шукає актуальний.

8:45 — Знаходить. Так, ремонт. Запчастина замовлена... а коли? Треба дзвонити механіку.

9:30 — Дзвінок з Львова:

"Нам треба 15,000 гривень на каси. Надіслати?"

"На що саме?"

"Ну... ремонти, паливо, щось ще..."

"Дайте деталізацію!"

"Зараз зберу..."

Обід — Зібрав. В месенджері. Списком. Без чеків.

15:00 — Бухгалтер пише:

"Олександре, треба звірити касу по Києву за минулий місяць. Коли можна?"

"А що, досі не звірена?"

"Ну я ж збираю дані з двох офісів, плюс Львів не надіслав..."

18:00 — Власник розуміє: він витратив ВЕСЬ ДЕНЬ на рутину.

А треба ж думати про стратегію. Про розвиток. Про нові авто.

Це було кожен день. Рік за роком.

Конкретні болі (які він описував на першій зустрічі)

1. "Я не знаю скільки я заробляю"

"Щомісяця я витрачаю 2-3 дні, щоб зібрати дані з п'яти філій і зрозуміти: заробили ми чи ні? І це тільки загальна цифра! А скільки заробила кожна філія? Кожен автомобіль? На це вже тижні треба."

2. "Ремонти = чорна діра"

"Автомобіль поламався. Поїхав на СТО. Механік каже 'треба 20 тисяч'. Окей, робіть. Через тиждень рахунок на 35. Чому більше? А там ще запчастини докупили... Які? Навіщо? Де чеки? Копатись годинами, а потім все одно незрозуміло."

3. "Який автомобіль 'п'є' гроші?"

"У мене є підозра що кілька авто постійно в ремонті. Вони більше коштують ніж приносять. Але щоб це перевірити — треба вручну прорахувати всі ремонти за рік, всі доходи... Я починав раз. Кинув через два дні."

4. "Філії = окремі королівства"

"Київ веде облік в Планфікс. Львів — в Excel. Вінниця — хтозна де. Хтось надсилає звіти в месенджер, хтось на пошту, хтось взагалі забуває. Я маю дзвонити кожному і питати: 'Ну як у вас?' А вони: 'Нормально'. Це не відповідь!"

5. "Не можу поїхати у відпустку"

"Минулого літа поїхав на тиждень. Виключив телефон на день. Повернувся — три авто стоять без запчастин, каса не звірена, клієнт чекає на повернення авто але ніхто не знає де воно. Більше не їжджу."

Момент розриву

Останньою краплею став один інцидент.

Клієнт повернув BMW X5. Менеджер здав акт — все ОК. Через тиждень виявилось що на авто подряпина. Велика. Ремонт 45,000 гривень.

Питання: Хто винен? Клієнт чи наступний орендар?

Відповідь: Невідомо. Бо акт приймання заповнювали "на коліні", фото не робили, дату точну ніхто не пам'ятає.

Результат: Втратили 45 тисяч.

Олександр зрозумів: так більше не можна.

РІШЕННЯ: Від хаосу до системи за місяць

Перша зустріч (2 години)

Олександр прийшов з цим запитанням:

"У мене є Планфікс. Але ми використовуємо тільки для оренди. Все інше — ремонти, витрати, каса — в екселях. Можна якось це об'єднати?"

Моя відповідь:

"Можна. Але спочатку треба зрозуміти ЯК ви працюєте зараз. Розкажіть мені типовий робочий день менеджера."

Наступні 1.5 години він розповідав. Я слухав, малював схеми, ставив питання.

Ключове питання, яке я задав:

"А менеджери готові змінити процеси? Бо якщо вони звикли до своїх екселів..."

Олександр посміхнувся:

"Вони будуть опиратись. 100%. Але я власник. Моє рішення — впроваджуємо."

Окей. Значить треба робити так, щоб менеджерам було ЛЕГШЕ, ніж зараз.

Що ми зробили (26 днів)

ТИЖДЕНЬ 1-2: Вивчення та структура (22 год)

Що робили:

Що виявили:

Рішення:

Зробити Планфікс єдиним місцем для всього. Але не "просто перенести дані", а переосмислити процеси.

Структура яку спроєктували:

text

ТИЖДЕНЬ 2: Автопарк та оренда (18 год)

Завдання: Зробити так, щоб будь-хто міг за 10 секунд відповісти: "Який статус авто №АА1234ВВ?"

Як реалізували:

1. Автомобілі = задачі

Кожен авто — окрема задача з полями:

Статуси: