Автоматизація збору даних: інтеграція чат-бота для HR та технічної підтримки

1. Вступ: Анкета є, але відповідей нема

HR-менеджери розміщують вакансії. У кожному оголошенні — форма, анкета, “надішліть PDF”.

Але більшість кандидатів читають усе з телефону, і шанс, що вони відкриють форму Google — мізерний.

Ми створили Telegram-бота, який замінює форму, а всі відповіді автоматично потрапляють у CRM — вже як угода.

2. Проблема: Форми не працюють на мобільних, HR працює вручну

До запуску чат-бота:

• HR розміщував Google Form або просив надіслати резюме
• Більшість кандидатів не заповнювали анкету, бо не мали часу/доступу з мобільного
• Ті, хто заповнював — відповіді приходили на пошту
• Менеджеру треба було вручну створювати угоду й копіювати відповіді
• Керівник підрозділу не знав, що хтось надіслав заявку

Інфографіка: до автоматизації — Google Form → email → вручну в CRM → HR + керівник не в курсі

3. Рішення: Бот-анкета + CRM = автоматичне створення угоди

Ми створили простого Telegram-бота з питаннями:

• Бажана посада
• Досвід роботи
• Очікувана зарплата
• Місто / віддалено
• Чи готовий до співбесіди

📲 Кандидат заходить у бот зі сторінки вакансії →

✍ Відповідає на запитання →

📥 CRM автоматично створює угоду з заповненими полями:

• Ім’я, контакт
• Тип посади
• Очікувана зарплата
• Досвід
• Джерело заявки: Telegram-бот

📢 Далі система надсилає сповіщення всім учасникам:

• HR-менеджеру: "Нова заявка від кандидата"
• Керівнику відділу: "Кандидат по вашій вакансії"

Схема: Вакансія → Telegram бот → відповіді → CRM → угода → сповіщення HR і керівнику

4. Результат: Кандидати швидше, HR — без рутинної роботи

Після запуску:

• +40% заповнених анкет (завдяки зручному мобільному сценарію)
• 0 ручного копіювання з пошти в CRM
• Угода створюється автоматично, одразу з усіма відповідями
• Менеджери отримують сповіщення автоматично
• У CRM зберігається аналітика по вакансіях: скільки відгуків, який відсоток пройшов далі

До/після: Google Form з низьким заповненням → Telegram-бот із автоматичним створенням угоди

📦 Варіанти використання: не тільки HR

Цей сценарій легко масштабували:

✅ Підтримка: заявка в боті → CRM → IT-адміну

• Наприклад: “Не працює принтер”, “Проблеми з Wi-Fi”
• У CRM створюється задача на IT
• Користувач отримує статус виконання

✅ Страхування: менеджер на місці ДТП → заповнює бот → CRM

• Дані про авто, номер поліса, учасників ДТП
• CRM одразу формує угоду
• Менеджер бачить заявку без дзвінків

5. Що можна покращити

Наступні можливості автоматизації:

• Додавання Telegram-бекенду з фото, відео, геолокацією
• Підтягування анкети до PDF і надсилання кандидату
• Бот із фільтрацією (якщо зарплата не відповідає вилці — перенаправити одразу)
• Оцінка якості відповіді за ключовими словами (GPT-підтримка)

✅ Бот — це не просто чат. Це вхідна точка для вашого бізнес-процесу в CRM.

Хочете таке рішення під себе? Напишіть — покажемо, як це працює.