Рубрика Примеры автоматизации

Кейс мебельной фабрики «МФ-Купе»

Автор кейса и руководитель проекта
Ткаченко максим
Руководитель отдела внедрения

мебельная фабрика мф купе

заказчик

Московская мебельная фабрика «МФ-Купе» работает на рынке с 2004 года. Работает не только в городе и области, но и на федеральном уровне. За 12 лет работы наработана огромная база постоянных клиентов и партнеров.

При больших объёмах производства и продаж возрастают риски того, что часть заявок будут теряться или обрабатываться неадекватно. Особенно часто такие ситуации могут происходить при передаче заявки из одного отдела в другой.

О фабрике
Производство

контроль за заявками и производством

Задача

Чтобы избежать подобных ситуаций, фабрика поставила задачу создать систему тотального контроля выполнения заявки на каждой её стадии. Вне зависимости от того, какой отдел над ней сейчас работает — отдел продаж или производство — должна быть гарантия, что всё идёт как запланировано.

Не менее важная часть процесса — информирование клиента на каждом этапе процесса выполнения заявки. Для того, чтобы делать это вручную, требуются значительные человеческие ресурсы, а также неизбежны ошибки. Поэтому важно наладить систему автоматического оповещения заказчика, чтобы он понимал, что работа движется.

особенности проекта

Стартовые условия

У клиента уже была куплена коробочная версия CRM Мегаплан — вопрос подбора системы не стоял. Но были проблемы с поддержкой. Помогли наладить коммуникацию с техническим отделом Мегаплан.

Особенность работы фабрики — отсутствие физических магазинов и приём заказов через официальный сайт. Это помогает снизить стоимость продукции, но может вызывать тревогу клиентов, которые не получают возможность прямого контакта с продавцом.

что было сделано

Интеграция с сайтом

Все формы на сайте клиента интегрированы с Мегаплан. Из формы или корзины создается заявка в виде сделки и карточки клиента. Все основные контактные данные кликабельны и записаны в соответствующие поля. Если заявка создана из корзины, дополнительно заполняется поле ЗАКАЗ со всеми позициями заявки. Дополнительно в сделку попадает ссылка на страничку с которой был оформлен заказ. После создания сделки в системе отрабатывают сценарии контроля обработки заявки.

Интеграция с формой подписки на новости

На сайте клиента создана форма подписки, которая за небольшой презент предлагает подписаться на почтовую рассылку компании. Данные из формы попадают в систему, создают карточку клиента и карточку сделки. Сценарий заполняет поле НАЗВАНИЕ СДЕКИ на "Подписка" и переводит в специальный статус. Далее сценарии отрабатывают по настроенным триггерам и отправляют письма с предложениями.

Автоматическое распределение заявок

Реализовали автоматическое распределение заявок между менеджерами. Руководитель отдела продаж не теряет время на распределение заявок.

Ведомость отгрузки

Заказчику необходимо было реализовать инструмент для создания ведомости отгрузки. Речь не просто о печатной форме. Логист должен был помечать заявки которые запланированы на отгрузку. Все данные в ведомости должны выводить сумму мест по заявке: в разрезе заявки, в разрезе типа деталей, суммировать общее количество.

Отправка уведомлений о запуске в производстве

Крайне важно уведомлять заказчика на каждом ключевом этапе исполнения заявки. Вспомните себя на месте клиента когда заказ оформлен и оплачен, а в ответ вы не получили ни слова о подтверждении или отказе. Отчитывайтесь клиенту о каждом шаге не прилагая никаких усилий . После смены статуса по заявке автоматически уйдет красивое письмо с уведомлением.

Уведомление о производстве

Контроль за выполнением заявки на производстве.

Для контроля исполнения заказа были созданы поля с типом выбор. Варианты выбора в поле: используется, не используется, готово. Такие поля созданы для каждого участка производства: фурнитура, распиловка мдф, двери и т.д. Все заказы в статусе ПРОИЗВОДСТВО выведены в специальный фильтр. Заказы в которых цех заполнил эти поля значениями "Готово" или "Не используется" пропадают из этого списка и автоматически переходят в статус ГОТОВО К ОТПРАВКЕ.

Заявка на сборку с отчетом в CRM

Заявка на сборку с отчетом

Клиенту необходимо было получить надежный инструмент постановки задачи подрядчикам. Это должно было быть не просто уведомление письмом с деталями заказа, а модуль отправки отчетов от подрядчика в систему. Для отправки заявки на сборку мебели клиенту, менеджер выбирает подрядчика из справочника и нажимает кнопку "отправить заказ на сборку". Подрядчик получает письмо с данными по подряду. В этом же письме есть кнопка "Отправить отчет" по клику на которую открывается форма заполнения фотоотчета с комментариями.

CRM подтверждение чертежей

Подтверждение чертежей

Отправка чертежей (отчета, договора на согласование, сметы) клиенту. Клиенту не нужно ждать когда менеджер пришлет чертежи на утверждение - они будут отправлены автоматически как только технолог (менеджер) загрузит их в заказ.

Сбор отзывов

Реализовали простой и понятный механизм сбора отзывов на сайте "Отзовик". При переходе в статус УСПЕШНО РЕАЛИЗОВАНО и при условии, что не было рекламации через неделю уходит автоматическое письмо с просьбой оставить отзыв.